Борис Метленко
Источник: Азбука "продажного" менеджера

Сегодня вы с удивлением узнали, что начальник решил стать ближе к народу, и с понедельника вам предстоит отчитываться на планерке-летучке-пятиминутке о проделанной работе и публично строить планы. Если вы понятия

Сегодня вы с удивлением узнали, что начальник решил стать ближе к народу, и с понедельника вам предстоит отчитываться на планерке-летучке-пятиминутке о проделанной работе и публично строить планы. Если вы понятия не имеете с какого конца ко всему этому подойти и чего ждать - читайте дальше, пригодиться.

Видимо, ваш шеф наконец-то добрался до какой-то книжки типа "Руководство коллективом для чайников" или ему посоветовали старшие товарищи. Вообще то это одно из базовых правил работы руководителя:

1. Поставить задачу

2. Назначить исполнителей

3. Определить сроки исполнения

4. Контролировать исполнителей в процессе выполнения поручения.

Доклад на планёрке-летучке-пятиминутке подразумевает, что сотрудники сами себя нагружают и помогают себя же контролировать. А шеф будет сидеть, раздать новые поручения и делать пометки в своём ежедневнике. Эта процедура направлена на создание в коллективе атмосферы «Нам нечего скрывать - мы команда. Начальство держит руку на пульсе событий. Персонал не брошен. Большой брат следит за тобой».

Это для того, чтобы вы знали, какие мотивы двигают вашим руководством.

У меня для вас есть две новости: одна хорошая, а вторая… сами решите.

Хорошая новость: немногие руководители способны пунктуально выполнять свои же собственные правила. (Вся эта заморочка с планёрками может скоро кончится)

Ещё одна новость:

Если ранее в вашей организации это не было принято, значит, грядут перемены, и вам предоставляется шанс сделать так, чтобы вас заметили и оценили. Я говорю о карьере.

1. Ваши планы должны быть реальными.

Реальный план это тот, за которым стоит живое дело. Дело, которое вы хорошо знаете, и представляете себе как его выполнить от первого и до последнего шага. На любой вопрос, поставленный до- или во- время работы, вы должны дать чёткий и обстоятельный ответ. (Руководители мыслящие конкретными, а не расплывчатыми категориями, это ценят).

Приведу примеры, как отличить абстрактного шефа от конкретного.

Шеф, мыслящий чётко, пользуется в речи оборотами, каждое слово которых можно увидеть и пощупать. «Я не вижу результатов». «Покажите мне, что именно вы сделали». «Вас не видно, вы не ощущаетесь на работе». «Возьмите это на себя» и т.д. он нацелен на результат, его стихия точные цифры и точные даты.

Шеф, мыслящий абстрактно и только абстрактно, будет звучать так: «Наметим перспективы». «Обговорим возможности взаимодействия», «Ваше поручение должно быть выполнено максимально быстро». Такой человек, как правило, нацелен на процесс. Он может делать кучу работы, он постоянно чем-нибудь занят, но на выходе результат близкий к нулевому.

(Для тех, кто в курсе, что такое НЛП: Шеф конкретный – кинестетик-визуал или визуал- кинестетик. Абстрактный шеф – аудиал. Проверьте, понаблюдайте)

2. Включайте в план непроверямые задания. (Имитатор кипучей деятельности)

Непроверяемые планы – это та область вашей деятельности, которую невозможно проверить, если не сидеть у вас над душой неотрывно весь рабочий день. Зачем это нужно? А вот зачем. Какие бы программы вы не разрабатывали, какие бы проекты не вынашивали, обязательно вмешаются обстоятельства вам помешают. Это будут коллеги и родственники со своими вопросами и проблемами, плохая погода со своими осадками и начальство с вашим же отчётом. Чтобы получить фору по времени для непредвиденной работы и существуют непроверяемые планы. (злоупотреблять не советую, 1-2 штуки непроверяемых заданий в неделю будет достаточно)

«Чем занимались 2 часа рабочего времени?» - спрашивает шеф.

«Ждал приёма в комитете ЖКХ, как я вам и докладывал на планёрке в понедельник», - бодро отвечаете вы.

Всё, вопросов нет.

Один мой знакомый программист написал приложение, которое при запуске выдавало на экран бегущие цифровые столбцы, синие полоски прогресс-индикаторов с меняющимися процентами и т.д. Когда ему нужно было отлучиться по своим делам, он запускал эту прграммулину, обращался ко всем «Компьютер не трогайте, у меня там база данных переиндексируется» и отваливал. Однако все свои обязанности и разработки сдавал вовремя.(!)

3. При обсуждении времени необходимого вам на выполнение рабочих заданий запрашивайте в полтора-два раза больше, чем вам реально необходимо. Справитесь раньше – доложите раньше и приобретёте репутацию исполнительного сотрудника или же потратите сэкономленное время на другие дела. Возникнут непредвиденные трудности в работе – вы всё равно справитесь в обещанный срок и останетесь с репутацией надёжного сотрудника: «Этот, если обещал – сделает».

Есть правило: для осуществления проекта понадобиться в два раза больше времени и в три раза больше денег, чем предполагалось в начале». Звучит неважно, правда? Однако это правило из умной книжки, подтверждённое жизнью. Впервые я с ним столкнулся, когда мы с друзьями открывали кафе, где я потом был управляющим. Правило сработало с точностью до двух дней и ста рублей. Потом было ещё много подтверждений. Оглянитесь вокруг себя, поспрашивайте у друзей. Если у них эти показатели лучше, значит, и мне есть чему у них поучиться.

4. Для текущей рутины , которая ощутимых результатов не приносит, а времени отнимает много, уже на 3-4-й планёрке попросите себе помощника или возможность переложить эту работу на менее активного или незагруженного сотрудника. (Если вам отдадут его в подчинение - это начало формирования вашей команды).

Вот, собственно, и всё по поводу планирования. Переёдём к отчётам.

5. Избегайте докладывать о промежуточных результатах , если конечно это на долгосрочный проект или руководство не требует отчитаться немедленно.

Люди должны знать о том, ЧТО вы делаете, а не о том, КАК вы это делаете.

Рано или поздно к вам придёт мастерство - это возможность справляться с работой быстро и легко. К сожалению, в этой стране не любят лёгкости, здесь в почёте тяжёлый упорный труд непрофессионала. (непрофи обходятся дешевле)

Если вас всё же спросят: «На каком этапе находится выполнение ЧЕГО-ТО ТАМ ГЛОБАЛЬНОГО???» - имейте в запасе чётко-обтекаемый ответ типа: «На стадии рассмотрения документов клиентами». «Достигнута принципиальная договорённость о встрече в течение этой (будущей) недели». и т.д.

6. Краткость, точность, чёткость. Это критерии вашей речи на планёрке. Будьте готовы ответить на дополнительные вопросы.

7. Докладывая о проделанной работе, не скромничайте. Чужих лавров вам не надо, но то, что ваше - только ваше. Если вам помогли, обязательно отметьте это (люди будут вам благодарны). Если мешают, то пригрозите: «Доложу начальству на планёрке».

И ещё одно маленькое отступление. Пожалуйста, не рассматривайте этот текст как руководство по заморачиванию головы начальству. То, что здесь написано, поможет вам создать себе комфортные условия работы. Заметьте, не пребывания на работе, а именно работы. К сожалению, есть ещё одно правило офисной жизни: «Кто пашет, на том и ездят». Эти рекомендации позволят вам выстроить в офисе свою собственную рабочую зону, ограждённую от излишних претензий руководства («Вы же видите – я занят!», «Я вас никогда не подводил, так дайте мне возможность нормально зарабатывать для вас деньги») и одновременно использующую все доступные возможности для эффективной работы и карьерного роста.

Буду очень рад комментариям, критике, предложениям.

Как организовать и проводить утреннюю пятиминутку (оперативное совещание). Правила, советы, рекомендации. (10+)

Советы по проведению оперативного совещания

Оперативное совещание может быть очень эффективным управленческим инструментом, а может превратиться в мощный поглотитель рабочего времени, сильно снижающий эффективность работы. Как сделать, чтобы оперативка - пятиминутка приносила пользу, а не вред?

Цели планерки

Как часто нужно проводить планерку? Это зависит от того, ради чего мы ее проводим. Насколько быстро меняется ситуация, насколько часто необходимо проверять, выполняется ли план работ, и корректировать его.

Важно! На оперативном совещании невозможно принять сколько - нибудь ответственное решение, требующее проработки и обсуждения. Такие решения принимаются на более развернутых совещаниях. Их проведение описано в статье, на которую была ссылка выше. Планерка нужна для того, чтобы:

• либо убедиться, что все идет по плану,
• либо понять, что есть мелкие отклонения, которые могут быть решены в текущем порядке, путем советов или некоторой помощи отставшим,
• либо установить, что требуются более серьезные корректировки или новые проектные решения, назначить ответственных за проработку вопроса, подготовку и проведение полномасштабного совещания по указанному вопросу.

План, регламент оперативки

Исходя из сказанного, можно сформулировать основные правила:

План работы . Должен быть детальный план работы. Этот план должен быть настолько детальным, насколько часто проводится пятиминутка. Например, если мы проводим оперативное совещание каждый день, то и план должен быть с подневной детализацией, хотя бы на пару недель вперед. Иначе на планерке будет просто нечего обсуждать. Бессмысленно заслушивать отчет сотрудника о работе, проделанной за день, если неизвестно, что он за этот день должен был сделать.

Регламент . На доклад каждого участника должно отводиться минимум времени. Обычно выделяется около пяти минут, но можно обойтись и меньшим временем. Могут быть частные случаи, когда, например, сотрудник докладывает новости. Ему нужно предоставлять время, исходя из объема новостей. На обсуждение выделяется столько же времени, сколько на доклад. Во время обсуждения можно задать уточняющие вопросы, давать короткие советы, договориться, что предстоит сделать сотруднику до следующей планерки. Если за отведенное на оперативке время обсудить вопрос не удается, то нужно запланировать его проработку после нее, с участием только тех сотрудников, которые имеют к вопросу отношение. Это позволит не отвлекать и не тратить время остальных, не имеющих к вопросу никакого отношения.

Протокол . Все принятые решения должны фиксироваться в протоколе. Тогда на следующей планерке мы просто берем протокол предыдущей и проверяем, все ли участники сделали запланированное на предыдущем совещании. Если сотрудник не смог выполнить задачу, нужно решить, как этому сотруднику помочь. Глупо ждать, что не сделав задание за первую неделю, он сделает его за следующую. Нужно выяснить, какие трудности сотрудника остановили, как эти трудности можно преодолеть совместными усилиями.

Полезно ли оперативное совещание?

Правильно организованные пятиминутки позволяют:

• Всем сотрудникам быть в курсе хода работ.
• Каждому сотруднику четко представлять, что ему нужно делать прямо сейчас.
• Быстро диагностировать, когда сотрудник столкнулся с трудностями, оперативно помогать, советовать, подталкивать.

Пример протокола планерки

Я веду протокол в электронной таблице. В первом вертикальном столбце у меня перечислены все участники планерки. В первой строчке идут даты. На каждую дату берется два столбца. Первый заполняется на планерке в эту дату, а второй - на следующей планерке по итогам прошедшей недели одновременно с заполнением планов на следующую неделю. Первый столбец можно закрепить, а остальные постепенно сдвигать влево, чтобы видеть только прошлую и текущую даты. А если это необходимо, то можно посмотреть и предыдущие даты.

	15.07.13		22.07.13
	Задание	Результат	Задание	Результат
Начальник отдела поддержки	Ответить на запросы клиентов о сроках предоставления новой версии Подготовить список нерешенных проблем по внедрению у клиента 1 Подписать Акт с клиентом 2	Сроки определены, информация клиентам предоставлена Список проблем подготовлен и передан в отдел разработки Акт не подписан, есть замечания	Отслеживать работы по подготовке новой версии Совместно с отделом разработки проработать замечания клиента 2
Начальник отдела разработки	Подготовить к показу новый модуль Внести изменение в механизм ведения учета Устранить ошибку в отчетной форме	Новый модуль не подготовлен, обнаружены ошибки Изменения в механизм ведения учета внесены Отчетная форма изменена	Совместно с отделом поддержки отработать список проблем по клиенту 1 Совместно с отделом поддержки отработать замечания клиента 2 Совместно с отделом продаж подготовить модуль к демонстрации
Начальник отдела продаж	Подготовить и направить 10 клиентам предложения по поставке нового модуля Провести демонстрацию нового модуля у клиентов 3 и 4	Коммерческие предложения подготовлены и отправлены Демонстрация не проведена в связи с неготовностью нового модуля	Направить коммерческие предложения еще 10 клиентам. Отследить подготовку нового модуля к демонстрации
Начальник методологического отдела	Подготовить обзор изменений в законодательстве	Обзор подготовлен	Проработать запрос от клиента 1 на предмет его соответствия принятой методологии

Любите ли вы бывать на собраниях? Предвижу, что 50/50 ответит: «Да» и «Нет»! А теперь поставим вопрос по-другому, умеете ли Вы проводить их? Вот тут диапазон утвердительных ответов может быть не такой широкий. Почему? Хороший вопрос, но ответ позже! Что же такое Собрание? Для чего оно вообще проводится? С какой целью? Если 50% бывать на них не любит, а еще больше проводить не умеет? Ответ начнем искать в термине «Собрание»

• Собрание - совместное присутствие людей, членов одной организации, трудового коллектива и т.п., в заранее определенном месте (помещении) и времени для коллективного обсуждения какой-либо проблемы и принятия решения (Словарь Ожегова).

Эврика! - «…для коллективного обсуждения какой-либо проблемы и принятия решения»! Т.е. если этот управленческий инструмент, использовать эффективно, то и решение проблем и принятие решений будет качественнее. Поэтому, наверное, вы согласитесь с тем, что для активизации сотрудников и вовлечения их в улучшение жизни компании, стоит начать с улучшения качества проводимых собраний!

Какое же собрание можно назвать эффективным, а какое нет? К сожалению, большинство совещаний не достигают и половины той эффективности, которой могли бы достичь. Люди, которые присутствуют на них, часто отзываются о собрании, как о пустой трате времени. Если вспомнить, что именно вызывает отрицательное впечатление о собрании, то его участники, как правило, указывают на вполне определенные признаки:

• это было не коллективное обсуждение, а монолог ведущего;
• у участников не было возможности обсудить принятое решение, их с ним познакомили, как с данностью - вариант «обсуждение» отсутствует;
• у собрания не было ясной цели;
• в итоге решения так и не были приняты;
• по окончании собрания людям не сказали, что нужно делать (кто за что отвечает, какие сроки, необходимые ресурсы, полномочия и т.п.);
• обсуждение часто уходило в сторону от существа вопроса;
• не началось или не закончилось вовремя;
• тянулось слишком долго;
• много людей говорили одновременно;
• неудобные сидения, плохая слышимость, освещение, холодно, душно и т.п.;
• несколько человек полностью заняли собрание, и зачем меня позвали, непонятно…;
• одно и то же обсуждалось снова и снова;
• меня позвали для массовки J, бесполезно, был я там или нет, от меня там ничего не зависело.

Стоимость совещания = сумма среднечасового дохода его участников*количество часов совещания

Если стоимость совещания превышает экономический эффект принятых на нем решений, то стоит задуматься, а не скрытая ли (открытая) это подрывная деятельность:)? Все это конечно весело, если бы не было так грустно…

Теперь о том, а умеем ли мы проводить собрания? Насколько они эффективны? Чтобы ответить на него, нужно иметь понимание, что такое эффективное собрание? Каковы его признаки?

Пожалуй, самый главный признак эффективного собрания - это его результаты.

Как говорил один мой знакомый: есть результат - есть работа, нет результата - нет работы.

К признакам эффективного собрания можно отнести:

1. Наличие четко установленной цели собрания.

Существуют шесть причин для проведения собрания:

• Разрешение проблем
• Планирование
• Обратная связь (реакция, оценка)
• Принятие решений
• Распространение информации
• Сбор информации

Возможно сочетание нескольких целей

2. Распространена информация о собрании. Согласовано время и место.

3. Начато точно в назначенный час.

4. Собрание длится не более 2-х часов.

5. Есть повестка дня.

6. Выделено время для каждого вопроса повестки дня.

7. Повестка собрания реализована.

8. Участникам предоставлена возможность высказать свое мнение.

9. Закреплены ответственные за выполнение. Указаны сроки.

10. Обобщены результаты сообщено о дальнейших планах.

11. Озвучена благодарность участникам собрания.

12. Подытожены результаты и подготовлен отчёт.

Как проводить эффективные собрания?

Как и в любом управленческом процессе, в процессе проведения собрания, существует 4 этапа: планирование, организация, мотивация и контроль. Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам эффективно использовать этот управленческий инструмент.

Этап планирование: определяем цели и повестку дня, роли участников.

1. Перед тем, как вы будете проводить собрание, подумайте о целях собрания: Чего вы хотите добиться? Какие вопросы решить? Какие решения необходимо принять? Чисто информационные собрания, обладают малой энергетикой и чтобы они не стали скучными, необходимо актуализировать практическую ценность полученной информации.
2. Заранее определите роли участников. Кто, какую информацию и в каком виде должен подготовить (об этом лучше написать предварительно в повестке собрания). Кто будет проводить собрание или его отдельные блоки, кто будет вести протокол. О важности передачи информации (решений) после собрания я напомню ниже еще раз.

Этап организация: определяем дату, время, продолжительность необходимую для проведения собрания, расставляем решение вопросов по сложности.

1. Собрание не должно длиться больше 2 часов. Если же собрание, длительное и накопившихся вопросов предполагается решить много, то рекомендуется делать перерыв через каждые 1,5 часа на 15-20 минут. Если совещание предполагается на весь рабочий день, то нужно предусмотреть время на обед. Это связано с тем, что работоспособность не линейная, а волнообразная и белее эффективно будет периодически устраивать перерывы. Принятие важных решений на фоне усталости не самая лучшая идея. Не забудьте перед началом собрания указать, сколько времени оно продлится, например: «Собрание пройдет с 10.00 до 11.30 ч.» или «Совещание руководителей подразделений пройдет с 10.00 до 17.00» и т.п.
2. Начинайте собрание точно в назначенный час. Если вы хотите, чтобы сотрудники не опаздывали, то начинайте встречу точно в назначенный час, даже если пришло всего несколько человек. Если опоздавшие придут и увидят, что собрание уже началось, в следующий раз они, скорее всего, постараются прийти вовремя. Поощряйте пришедших вовремя тем, что вы не заставляете их ждать, когда придут остальные.
3. Если на собрании присутствуют незнакомые лица, представьте их друг-другу. Здесь правило такое: сначала гостей представляют принимающей стороне, затем представляют принимающую сторону гостям. Делайте это в дружеском тоне. Покажите людям, как вы цените их участие.
4. Когда необходимо принять несколько решений, полезно расположить эти вопросы в таком порядке:

• легкие решения в первую очередь: присутствующим будет приятно начинать с простых решений;
• трудные, спорные решения, требующие долгих дискуссий и/или энергии должны ставиться после легких вопросов, но до того, как присутствующие начинают уставать.
• умеренные, не спорные решения: решения, которые имеют определенную важность, но по которым предполагается согласие большинства, следует ставить в конце.
• Выделите время для каждого вопроса повестки дня. По мере приобретения опыта организации собраний вы научитесь лучше определять, сколько времени необходимо для вопросов. Процесс должен быть организован так, чтобы вы не утратили контроль над ходом встречи, в итоге не добившись своих целей. Участники так же должны решить, сколько времени им нужно, чтобы продолжить обсуждение, и, откуда они возьмут это время, какими другими пунктами повестки можно пожертвовать, чтобы уделить больше внимания этому вопросу. Не забудьте о рекомендациях из первого раздела.

Этап мотивация. В проведении собрания это будет собственно проведение собрания, управление его ходом: Основная задача - сделать так, чтобы люди не ушли с совещания демотивированными. Если ваши сотрудники выходят с совещания в хорошем рабочем настроении, в ходе него поддерживают ваши идеи и готовы прийти на следующую встречу - вы на верном пути!

1. Кратко ознакомьте присутствующих с повесткой дня. Расскажите о том, что запланировано сделать на собрании, и спросите, есть ли предложения что-то изменить или добавить.
2. Предоставьте собравшимся возможность высказать свое мнение и почувствовать, что их слушают. Дайте людям понять, что вы цените их мнение. Уважайте каждого человека. Поощряйте, но не допускайте, чтобы некоторые участники доминировали в обсуждении или насмехались над словами или идеями других.
3. Избегайте «ухода в детали» скрупулезное обсуждение вопросов, можно решить в рабочем порядке после собрания. Не останавливайтесь долго на одной проблеме, «застревание» чревато снижением энергии и скатыванием в пустоту.
4. Если по некоторым, особенно сложным, вопросам единого решения нет, то спросите собравшихся, согласны ли они проголосовать по этому вопросу. Будьте гибким, но принципиальным!
5. В решениях собрания указывайте сроки, ответственных за выполняемую работу, требуемые ресурсы и полномочия и т.п.
6. Придерживайтесь повестки. Если вы заметите, что началось «растекание по древу» или «уход» от основной темы, обратитесь к собравшимся со словами: «Это интересный вопрос, но нам надо вернуться к делу!».

Этап контроль: Здесь необходимо подвести итоги того о чем говорилось на собрании, резюмировать основные решения.

1. Обобщите результаты собрания и сообщите о дальнейших планах. Запланируйте время для подведения итогов.
2. Продумайте способ текущего и итогового контроля над реализацией принятых решений!
3. Поблагодарите людей и завершите собрание. Не забудьте поблагодарить каждого, кто участвовал в собрании, особенно тех, кто выполнял какие-то обязанности, помогал подготовить материалы, данные.
4. Напомните всем дату следующего собрания.
5. Закончите собрание вовремя или немного раньше. Запомните, никто не будет возражать против того чтобы закончить собрание раньше.
6. Подумайте о коммуникациях. В начале статьи, я говорила, что напомню еще раз о важности передачи информации (решений собрания). Помните, что на эффективность проведенного вами собрания напрямую будет влиять то, доведена ли информация о его решениях (как прямым, так и косвенным) или нет. Не снимайте со счетов то, что на исполнительскую дисциплину влияет обычный человеческий фактор - память J! В текучке работы, о некоторых его решениях можно забыть! Разошлите всем присутствующим на собрании и заинтересованным лицам (сопричастным к его решениям), протокол собрания.

Вот, пожалуй, основные моменты, которые помогут вам использовать такой управленческий инструмент, как собрание сотрудников, с большей эффективностью.

Как же контролировать, принятые на собрании решения, как повысить исполнительскую дисциплину? В этом, вам поможет такой управленческий инструмент, как - ПЛАНЕРКА ! Именно на ней, в оперативном режиме, вы можете проводить текущий контроль и получить обратную связь от ответственных за реализацию определенных решений. Не вдаваясь в детали, кратко представлю, что же такое планерка:

• Планерка - это короткое, оперативное (не более 30 мин.) производственное совещание по обсуждению плана работы, тактике его выполнения.

Цель планерки - контроль над ситуацией и за достижением целей

Что получилось? И почему?

Что не получилось? И почему?

Что я планируется сделать? Как? Какой результат ожидать?

Периодичность проведения может быть разной:

Ежедневной,

2-3 раза в неделю

Еженедельной

Зависит от потребностей бизнеса.

В заключение статьи, хотелось бы рассказать читателям…… анекдот, который наводит на ответ, почему многие не любят ходить на собрания, и наводит на мысль: - Умеете ли вы проводить собрания?

Мама пришла за Вовочкой в детский сад, а тот весь испачкан. Мама спрашивает у Вовочки:
- Что случилось?
- А мы в производственное совещание играли.
- Это как?
- Все вместе собираются и начальник один всех пачкает...
- Плохая игра! Смотри, больше в нее не играй!
На следующий день мама опять встречает Вовочку, еще больше измазанного.
- А сегодня что?!
- А мы в профсоюзную комиссию играли.
- Это как?
- Все вместе собираются и начинают пачкать друг друга.
- Нехорошая игра! Больше в неё не играйте!
На третий день Вовочка - будто вылез из грязной лужи...
- В чем дело? (Возмущается мама)
- А мы сегодня в партийное собрание играли.
- Это еще как?
- Это когда все собираются и начинают пачкать кого-то одного…..

Совещание, летучка, оперативка, пятиминутка, заседание, совет Словарь русских синонимов. планёрка см. совещание Словарь синонимов русского языка. Практический справочник. М.: Русский язык. З. Е. Александрова … Словарь синонимов

планерка - , и, ж. разг. Рабочее совещание, посвященное ходу выполнения плана. ◘ Шло обычное деловое совещание, которые чуть не ежедневно проводились в кабинете Саблина и назывались планерками. БАС, т. 9, 1307. Раз в неделю у нас планерка, и тогда с … Толковый словарь языка Совдепии

Планерка - планёрка ж. разг. Короткое производственное совещание по обсуждению плана работы. Толковый словарь Ефремовой. Т. Ф. Ефремова. 2000 … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

ПЛАНЕРКА Большой бухгалтерский словарь

ПЛАНЕРКА - оперативное совещание, проводимое на предприятиях и в организациях, посвященное ходу выполнения плана … Большой экономический словарь

планерка - Агымдагы эш планын тикшерүгә багышланган кыска гына җитештерү киңәшмәсе … Татар теленең аңлатмалы сүзлеге

планерка - и, ж., розм. Коротка робоча нарада, присвячена виконанню плану … Український тлумачний словник

планерка - ПЛАНЁРКА и; мн. род. рок, дат. ркам; ж. Разг. Короткое рабочее совещание, посвящённое ходу выполнения плана. Начало планёрки. Еженедельная п. П. начальников цехов. Не явиться на планёрку. Отчитывать на планёрке. Затянувшаяся п … Энциклопедический словарь

планерка - іменник жіночого роду … Орфографічний словник української мови

заседание - собрание, совещание, встреча, пленум, съезд, саммит; планерка, синклит, совет, ассизы, пятиминутка, оперативка, директорат, летучка Словарь русских синонимов. заседание сущ., кол во синонимов: 14 ассизы (3) … Словарь синонимов

Книги

• Тетрадь "Хохлома N2 макси" Купить за 380 руб
• Хохлома № 2 макси. Тетрадь на спирали , . Тетрадь большого формата будет полезна практически в любой ситуации, будь то планерка в офисе, лекция или творческий порыв. Обложка выполнена из практичного пластика в авторском оформлении от…

Работая с клиентами, я вижу, что практически каждый руководитель (один, пять или 100 человек у него в подчинении — это не важно!) проводит утром планерку или пятиминутку, при этом почти каждый делает это неэффективно. Как я это понимаю? Очень просто: каждый из руководителей, так или иначе, недоволен результатами проведенного утреннего собрания. Моя статья о том, как это можно исправить, а также вам в помощь прилагаю (для получения доступа необходимо ) .

Шаг 1. Экспресс диагностика эффективности утренней планерки

Поставьте напротив высказывания “галочку”, если вы согласны с утверждением:

• На утреннюю планерку сотрудники регулярно опаздывают или идут нехотя
• Каждый день утренняя планерка имеет разную продолжительность
• Утренние планерки имеют продолжительность более 15 минут
• Сотрудники выходят с планерки взвинченные, озабоченные или недовольные
• Вы склоняетесь к тому, что утренние планерки бесполезны — постепенно перестаете видеть в них смысл
• В течение рабочего дня вас постоянно отвлекают сотрудники, приходится обсуждать с ними различные проблемы
• В течение дня одно и тоже приходится объяснять чуть ли не каждому сотруднику
• Сотрудники не помнят, что вы им говорили на утренней планерке
• Несмотря на то, что с утра была поставлена задача, к вечеру ее часто не выполняют
• Каждый день ваши сотрудники совершают одни и те же ошибки

Если вы отметили хоть один пункт, значит необходимо пересмотреть ваш способ проведения утренних собраний, в зависимости от ваших целей.

Шаг 2. Определить цель утренней планерки.

Как в любой деятельности необходимо четко определить для себя: каких результатов вы хотите добиться, проводя утренние планерки? И, уже исходя из поставленных целей, формировать план действий.

Выберите из перечня интересующие вас цели:

• Мотивация сотрудников

Все цели указанные выше обязательно должны присутствовать в вашей работе с коллективом, но не все их надо обязательно ставить себе для достижения при проведении утреннего собрания.

Например, обмен опытом и обучение вы возможно проводите на еженедельной основе и не по утрам, а в специально отведенное для этого время и все проблемы и вопросы собираются и обсуждаются именно тогда.

При этом, вы должны понимать, что если вы не ставите себе целью мотивировать сотрудников утром, то и подвигов ждать вам нет необходимости — их не будет 🙂

Теперь более подробно о том, как достичь каждой из целей.

1. Планирование и постановка задач/фокуса на день/неделю

На день должно быть поставлено не более трех задач и одного фокуса. Идеальный вариант — это если не вы озвучиваете, а каждый сотрудник самостоятельно скажет чего он достигнет к концу дня и на чем сегодня сфокусируется.

Задачи должны быть достижимыми, конкретными и измеримыми, то есть в цифрах! Делайте постановку задач по методике SMART (что это за метод можно почитать .

Всеми людьми визуальная подача информации воспринимается лучше, поэтому основные задачи лучше написать на доске, а фокус на день подчеркнуть (в прямом смысле слова) в процессе разговора.

Если постановку задач ставит руководитель, то лучше, если сотрудник также запишет свои задачи в ежедневник.

1. Сбор рабочих проблем, обратная связь от сотрудников

Важно выстроить общение в двух направлениях, не только вы им, как руководитель, говорите о том, какие проблемы возникли за прошедший день, но и им необходимо привыкнуть говорить о своих трудностях, возникших в процессе работы. Зачастую сотрудники считают свои проблемы незначительными, обсуждая их только между собой, и не озвучивают их руководству.

Необходимо создать поле доверия, поэтому, во-первых, для поощрения активности руководитель всегда принимает все проблемы, озвученные сотрудниками (пусть даже, по его мнению, она мелкая и неважная). Во-вторых, всегда ищите , а не виноватого. В-третьих, назначайте ответственный за решение проблемы и устанавливайте сроки ее устранения, а по результатам проведенной работы информируйте о факте решения проблемы.

1. Обмен опытом, обучение сотрудников

Также можно проводить мини-обучения: доводить или повторять с сотрудниками стандартные речевые скрипты, преимущества продуктов, ответы на возражения, действующие акции компании и т.д. При обучения говорите не только вы, постоянно вовлекайте персонал в процесс.

Каждый день учите их чему-то новому и полезному. Всегда развивайте своих сотрудников!

1. Повышение командного духа

Прежде всего при общении употребляйте такие слова как “мы”, “наша команда”.

Озвучивайте новости компании, внутриорганизационные моменты, успехи организации (пусть небольшие) за прошедший день. Даже, если у вас в компании существует корпоративная почта, не все ее читают, поэтому основные и интересные новости можно озвучить. Даже если новости не радостные, как команда вы можете совместно подумать, что можно в этой ситуации сделать.

Не забывайте озвучивать торжественные и значимые даты для сотрудников (дни рождения самих сотрудников, их детей, круглая дата работы в компании, участие в конкурсах и т.п.)

1. Мотивация сотрудников

Для того чтобы дать позитивный настрой коллективу на весь предстоящий день необходимо обязательно:

• найти за что похвалить кого-то из команды (лучший за продажи, качество и т.п.; благодарность от клиента; решение трудного или нестандартного вопроса и т.п.);
• при постановке задач на день пояснять, как выполнение скажется положительно на общих целях компании, т.е. необходимо показать, что каждый сотрудник важен;
• использовать слова побуждающие к действиям: “Давайте сделаем это!”, “Покажите на что вы способны!” и т.д.
• использовать слова показывающие вашу веру в них: “Мы можем”, “Мы сделаем”, “Мы докажем”, “Я уверен” и т.д.

Никогда не отчитывайте какого-то сотрудника на утренней планерке, также как и не выражайте недовольство всем коллективом — утром только положительное!

Шаг 3. Составление регламента планерки.

В зависимости от того, какие проведения утренней планерки вы перед собой поставили, необходимо составить регламент его проведения. Лучше всего его распечатать и повесить в месте проведения утренних собраний.

В регламенте необходимо определить время начала и время окончания планерки. Оно должно быть не более 15 минут, чтобы уровень восприятия информации был максимальный. А также необходимо составить план проведения, т.е. последовательность того, о чем будете говорить. Рекомендации по составлению плана проведения:

• Помните, что начинать и заканчивать планерку необходимо позитивно. Поэтому начните планерку с приветствия, отметьте какие-то достижения за прошедший день (отдельного сотрудника или коллектива в целом). А закончите поздравлением, пожеланием хорошего дня, фразой побуждающей к действию.
• После приветствия можно сообщить результаты работы за предыдущий день и поставить с их учетом цели на текущий день.
• Мини-обучение или обмен опытом, которые призваны помочь достичь поставленных на день целей необходимо проводить сразу после озвученных задач.
• Обязательно необходимо получить обратную связь от сотрудников — это целесообразнее сделать к концу собрания, так как установить стандартное время для обсуждения можно только приблизительно и чтобы планерка не затянулась необходимо контролировать этот процесс. Если вы видите, что вынесенная для обсуждения проблема сложная и потребует более 2 минут для решения — назначьте отдельное собрание по этому вопросу или определите ответственного за его решение.

Шаблон регламента для проведения утренней планерки :

Образец заполнения регламента утренней планерки (для получения доступа ко всем бесплатным дополнительным материалам необходимо ) :

Советую вам распечатать шаблон регламента планерки в нескольких экземплярах и прямо в нем при ежедневной подготовке делать пометки о чем хотите сказать.

Шаг 4. Подготовка к утренней планерке.

Хорошая подготовка — это 90% успеха, поэтому, как к любому мероприятию, к утренней планерке необходимо тоже готовиться.

Делать это лучше накануне вечером и обязательно в письменном виде!

Задачи вы ставите исходя из того, какие цели на месяц вы для себя определили и на каком этапе их выполнения вы находитесь, а также в зависимости от того какие в течение рабочего дня.

По каждому пункту плана проведения напишите о чем скажете: вспомните успехи за день и возникшие трудности, новости и события; продумайте и подготовьте мини-обучение.

Первое время подготовка возможно будет занимать у вас довольно много времени, но постепенно она должна сократиться максимум до 10 минут.

Шаг 5. Проведение планерки.

Возьмите ваш распечатанный регламент в руки, улыбнитесь и подсматривая в регламент начните проведение собрания. При этом не забывайте смотреть на часы, чтобы собрание не длилось более 15 минут.

В процессе проведения отмечайте для себя реакцию сотрудников на каждый пункт регламента, чтобы проанализировать какая информация была интересна, а какая — не очень. Если что-то было не интересно или не принесло для вас ожидаемого результата (реакции), то необходимо подумать над тем насколько важна данная информация, можно ли ее убрать,или как изменить ее подачу для повышения заинтересованности со стороны сотрудников.

Для вас главным критерием эффективности проводимых вами собраний, конечно же, должен стать показатель уровня исполнительности, продаж и качества обслуживания. Если динамика положительная, то вы все делаете верно, в противном случае мы всегда готовы поработать с вами индивидуально!

Прослушать статью: