Olen oma tööpraktikas korduvalt kokku puutunud juhtidega, kellel on üks oluline võime. See on võime teha päeva jooksul palju asju õigesti prioriseerides ja ilma stressita. Sellist inimest ei saa lihtsalt tegudega üle koormata. Olenemata sellest, kui palju projekte parasjagu ellu viiakse, seab ta kiiresti, rahulikult ja korrektselt ülesanded prioriteediks, rühmitab ja hakkab neid ükshaaval täitma. Mõtlesin sellele päris palju, rääkisin kolleegidega ja sain aru, et enamasti pole see võime kaasasündinud, vaid omandatud.

Kui ma keskkoolis käisin, kinkis mu lemmikonu mulle head nõu: "Jälgige päeva jooksul tehtut ja tehke lõpus kokkuvõte." Onu töötas Rahvusvahelises Tööorganisatsioonis ja teadis, millest räägib. Olen endiselt tänulik talle tema nõuannete eest ja iseendale, et seda nõu järgisin. Kooli lõpetades oli mul selge ajakava, enamus minu ülesandeid ja ülesandeid igaks päevaks olid ette planeeritud ja see ei tekitanud minus mingit protesti ega ebamugavust.

Hiljem pidasin seda reeglit elu lõpuni kinni. Plaanid ja ülesanded muutusid ning harjumus päeva jooksul mitmeid erinevaid asju teha kasvas ainult tugevamaks ning koos sellega ka minu töö efektiivsus ja tulemuslikkus. Lõppude lõpuks, kui järele mõelda, siis suur väsimus, apaatia, madal tootlikkus on suures osas tingitud meie nägemusest endast, oma tööst ja lõpuks ka planeerimis- ja prioriseerimisharjumuse puudumisest. Tõenäoliselt ei ole mõnele kitsa profiiliga loovtöötajale ja spetsialistile see märkimisväärne puudus, kuid ilma tegevuste planeerimise, prioriteetide seadmise ja grupeerimise oskuseta hea juht ei toimi.

Nii et kui te pole harjunud koolis või kolledžis asju planeerima, on kõige parem seda teha niipea kui võimalik. Esiteks uuri, mida sa tegelikult päeva jooksul teed. Lihtsalt kirjuta iga poole tunni järel üles, millele oled selle aja pühendanud. Kui vaatate oma iganädalasi märkmeid üle, üllatate, kui palju aega raisatakse ebaolulistele, kattuvatele või lihtsalt ebaolulistele tegevustele ja ülesannetele. Järelikult on järgmine samm kõik mittevajalikud ära visata. Selle järgimine võtab samuti kaua aega, mõnest harjumusest või rituaalist on väga raske vabaneda. Kolmas samm on rühmitada põhiülesanded ja tööliigid ning käsitleda neid järjestikku, mitte suvalises järjekorras. See suurendab oluliselt teie keskendumisvõimet. Esmapilgul on see väga lihtne, mitte keerulisem kui hommikuste harjutuste tegemine. Kuid mitte kõik ei tegele laadimisega.

Mis puutub oma päeva planeerimisse, siis ka praegu pühendan sellele palju aega (kuigi mu abilised teevad palju ettevalmistus- ja organiseerimistööd). Ehk kirjutan hiljem postituse isikliku abistaja rollist juhi töös. Õige ajaplaneerimise alus on. Minu jaoks on see strateegia, suhted võtmeklientide ja partneritega, suurimad tehingud, meeskond, kohtumised ja töötajate motiveerimine. Kui probleem ilmneb ühes neist suundadest, siis see on minu probleem, mille pean esmalt lahendama.

Teine oluline punkt on planeerimata tegevuste olemasolu ajateljel. Neid tuleb alati ette ja oluline on lõtvumine, sest pole midagi hullemat kui see, kui üks kohtumine hiilib teise või peate midagi kiirustades ette võtma.

Ärge unustage, et kõik inimesed on erinevad, mis tähendab, et planeerimine peaks olema individuaalne. Ma koostasin oma optimaalse ajakava juba ammu. Tavaliselt kinnitan kell 9 koos meeskonnaga ajakava ja vaatan läbi juhendid, mis kirjeldavad täna toimuvaid kohtumisi. Omaette teema on lühikirjelduste koostamine: need kirjeldavad selgelt eesmärke, eesmärke, osalejaid. See säästab ka minu aega. Pärast umbes kümmet kohtumist lähen koju ja veedan perega aega, käin regulaarselt joogas või fitnessis. Ja lähemal õhtul töötan endiselt elektrooniliselt. Selline rutiin võimaldab mul mitte järjekordselt tööliikide vahel lülituda ja seda on lihtsam sõlmida soovitud režiim. Et aga üles ehitada ja sellest kinni pidada, oli mul vaja hakata koolist aega planeerima.

Mõelge oma suurimatele ebaõnnestumistele elus. Tülid, arusaamatused, mis muutsid kogu teie elu negatiivses suunas. Ebaõnnestunud eksamid, tööintervjuud jne. Selliste ebaõnnestumiste põhjused on sarnased, reeglina on need halva ettevalmistuse ja tormaka tegevuse tulemus, allpool vaatame, kuidas kõike teha ja oma päeva / nädalat planeerida.

Mis saab siis, kui sportlane lõpetab treenimise kuu enne olümpiat – oskused ja lihasjõud nõrgenevad oluliselt ning ta võtab ühe viimastest kohtadest. Nagu spordis, igas äris, mida vajate hea ettevalmistus, ilma milleta on eduvõimalused oluliselt vähenenud.

Ettevalmistuse võtmetegur on planeerimine "Reegel 6 P": Õigesti läbi viidud planeerimine hoiab ära jõudluse halvenemise.

Allpool annan 7 võimalust, kuidas päeva, nädala õige planeerimise abil kõike teha.

1. meetod: koostage päeva ülesannete nimekiri

Mille jaoks on ülesannete loend?

Kõigepealt vaatame, kuidas meie aju töötab. On leitud, et me suudame oma peas hoida kontrolli all mitte rohkem kui 7+-2 juhtumit või olulist mõtet. Selle kontrollimiseks loendage, mitu ringi on piltidel näidatud:

Riis. üks	Riis. 2	Riis. 3

Riis. neli	Riis. 5

Tõenäoliselt piisab objektide arvu määramiseks joonistel 1, 3 ja 4 ühest pilgust.

Ja jooniste 2 ja 5 jaoks ei piisanud ühest pilgust, oli vaja eraldi lugeda. Mida väiksemad on objektid, seda lihtsam on neid hallata. Aju piir saabub siis, kui arv muutub suuremaks kui 7+-2.

Sama lugu on mõtetega, samal ajal suudame oma pähe talletada mitte rohkem kui 7 + -2 ülesannet, ülejäänu ununeb.

Kujutage ette reaalset olukorda

Tõused hommikul üles ja lähed tööle, teel olles meenub sulle, et:

Peate ostma kallima sünnipäevaks kingituse;
- Makske Interneti eest, kuni see välja lülitatakse.

Kui jõudsite tööle:

Uurige välja, et peate täna koostama aruande;
- läksin sisse, kolleeg palus lepingumalli ära visata;
- Pärast hommikune koosolekÜlemus palus mul teha 3 asja.

Pea on juba täis, aga aeg ei peatu, klient võib sulle helistada, lähedane inimene, kolleeg, võib juhtuda ettenägematu olukord jne. Mis juhtub sellisel juhul? Me unustame midagi. Kui unustame poest süüa osta, siis midagi hirmsat muidugi ei juhtu, aga võid unustada midagi olulisemat: Ära tule tähtsale koosolekule, võta rohtu jne.

Lisaks, mida rohkem asju meil peas on, seda hullemini me oleme analüütilised oskused, kuna energiat kulutatakse teabe meeldejätmisele.

Märkmiku eelised

Sülearvuti – eemaldab kõik ülalkirjeldatud probleemid ja sellel on võrreldes mälust töötamisega järgmised eelised:

1) Üles kirjutamine on alati kiirem kui meeldejätmine. Näiteks mobiiltelefoni üleskirjutamine on 10-100 korda kiirem kui meeldejätmine. Ka äriga.

2) Energiasäästu. Et mitte unustada olulist, mäletame sageli, kulutatakse sellele energiat. Sülearvuti lahendab selle probleemi.

3) Töökindlus. Sulepeaga kirjutatut ei saa kirvega maha raiuda. Iga äri võib ununeda, väsimuse, emotsioonide või muu taustal. Aga kui ülesanded kirja panna, siis on unustamine palju keerulisem.

Ülesannete loendit saab pidada tavalisel lehel, märkmikul, kuid parem on, kui see on märkmik, sest sellel on kalender. Päeva ülesannete loetelu võib olla arvutis või paberkoopia. Kõige tähtsam on, et see sul oleks, sest see on planeerimise aluseks nagu maja vundament. Kui majal pole vundamenti, siis maksimaalselt saab ehitada väikese ühekorruselise plastikust või vineerist kütteta ehitise. Ka planeerimisel saate loomulikult hakkama ilma päevaülesannete loendi või märkmikuta, kuid teie võimalused on tugevalt piiratud.

Kõige tähtsam ülesannete nimekirjas või märkmikus on nimekiri asjadest, mida päeva jooksul teha. Tähtsuselt teine ​​osa on kalender, milles on näha antud päeval täitmist vajavad ülesanded. Seetõttu eelistatakse märkmikku tavalisele nimekirjale, sest seal on kalender.

2. meetod: töötage iga päev ülesannete nimekirjaga

Ajakorraldaja või märkmikuga töötades on kõige olulisem töötada eelnevalt koostatud plaani järgi. Selleks vaadake oma märkmik regulaarselt üle, et teada saada, kas olete tänaseks plaanitud kõik ära teinud. Saate vaadata loendit pärast praeguse ülesande täitmist. On väga oluline panna oma korraldajasse olulised asjad, mida peate täna tegema.

3. meetod: kõigepealt kirjuta, siis tee

Kui saabub uus ülesanne ja see pole kiireloomuline, siis kirjuta see esmalt vihikusse ja jätka alles siis, kui see on käes. Kõik uued ülesanded tunduvad väga olulised ja hakkame kõike järjest ette võtma: kontrollige kirju, teeme telefonikõned jne Aga niipea, kui hakkate kõigepealt kõik sissetulevad ülesanded märkmikusse üles kirjutama, näete, et selle kirje kõrval on olulisemad ülesanded.

Kõiki parema kehapoole liigutusi juhib vasak ajupoolkera, mis vastutab loogika eest. Kui me kirjutame uus ülesanne parem käsi, seejärel aktiveerige vasak poolkera meie aju vastutab loogika eest. Loogika aktiveerimine parema käega kirjutamisel aitab meil teha paremaid otsuseid.

Kirjutades kõik enne tööle asumist vihikusse üles, suudad päeva jooksul täita kõige olulisemad ülesanded ja suudad vastu seista kõrvalülesannetele, mis sind pidevalt segavad.

4 moodi. Kõigepealt olulised, seejärel kiireloomulised ülesanded

Kõik kavandatud ülesanded tuleks täita nende tähtsuse järjekorras ja seejärel täitmise ajaks. Alustades kõige olulisematest ja liikudes järk-järgult vähemoluliste juurde. Kirjutage oma tänases plaanis olevad ülesanded nende tähtsuse järjekorras, seejärel sorteerige kiireloomulisuse järgi ja alustage tööd kõrgeima prioriteediga.

Näiteks helistas sõber, et vestelda. Telefonikõne, kiireloomuline asi, sest telefon heliseb praegu, aga see ei pruugi olla oluline. Kui teil on olulisemad ülesanded, näiteks koostada tööaruanne, siis on parem teha esmalt järjest olulisemad ülesanded, eelkõige aruanne, ja siis, kui on aega, helistage tagasi ja rääkige sõbraga. . Aga mitte vastupidi, vastasel juhul ei pruugi tühise kõne tõttu jääda aega tähtsamate asjadega tegelemiseks.

Tähtsus kiireloomulisuse ees. Kiireloomulised ülesanded tuleks ette võtta vaid siis, kui oled olukorra üle kontrolli all ja oled kindel, et kõigi olulisemate jaoks jääb aega.

5 viis: elektrooniline korraldaja

Olemas suur summa elektroonilised märkmikud. Elektroonilisel päevikul on vaieldamatud eelised paberpäeviku ees:

A. Säästa aega. Elektroonilises päevikus ei pea te eelmise päeva ülesandeid praeguseks ümber kirjutama, samuti saate sellega töötada nii arvutis kui ka telefonis või tahvelarvutis, sünkroonides andmeid kõigis seadmetes.

B. Mahud ja kiirus: Elektroonilises päevikus saate väga kiiresti kopeerida suure hulga teavet edasiseks tööks. Näiteks: Tahad õhtul banaanipirukat küpsetada ja enne poodi minekut pead kirja panema vajalikud koostisosad. Kui teil on elektrooniline korraldaja, saate kogu retsepti Internetist kiiresti päevikusse kopeerida vaid mõne sekundiga. Samal ajal kulub ainult koostisosade käsitsi paberile kirjutamiseks rohkem aega kui kogu retsepti jaoks. elektroonilisel kujul. Ja poes piisab telefoni päeviku sisselülitamisest, et kiiresti aru saada, mida osta.

B. Mugavus. Tavalist märkmikku on ebamugav kasutada transpordis, poes, puhkusel, nendes kohtades on raske üles kirjutada ja märkmeid vaadata, kuna paberpäevik on suur ja selle avamiseks on vaja 2 kätt. Kuid telefoni elektrooniline märkmik on alati teiega kaasas, kus iganes te ka poleks: transport, pood, tänav. Saate kiiresti oma arvutis märkmeid teha ja seejärel sünkroonida, et need märkmed mõne sekundi jooksul telefonis oleksid.

6. meetod: planeerige järgmine päev õhtul

Tehke järgmise päeva tegevusplaan ette, parim aeg on tööpäeva lõpp enne kojuminekut. See lihtne toiming aitab sul paremini magada, sest sageli on unetuse põhjuseks see, et õhtul käime mälus läbi kõik olulised asjad, mis homme ära teha tuleb, et need hommikul mitte ununeda. Ja just need mõtted ei lase meil lõõgastuda ja rahulikult uinuda, kuid kui kõik oma plaanid kirja panna, tagate mitte ainult rahuliku une, vaid ka õhtu.

Lisaks, kui teete plaani eelnevalt, töötab teie alateadvus kogu öö pidevalt selle kallal, kuidas planeeritut kõige paremini teha. Lahendus keerukatele probleemidele võib tulla teieni hommikusöögi ajal, teel tööle või isegi keset ööd. Just hommikul tulevad uued ideed kõige sagedamini ja kasutad seda aega maksimaalselt ära, tuleb vaid järgmiseks päevaks teha nimekiri ette.

Muide, kui teil on küsimusi, millele soovite vastust saada, siis enne uinumist ja silmade sulgemist küsige need endalt, soovitavalt valjult ja jääge kohe magama. Ja hommikul valmistuge kohe kirja panema kõik mõtted, mis võivad tekkida ärgates või hiljem.

7. meetod: planeerige keerulised ülesanded oma aktiivsuse haripunkti jaoks

Tee päevaplaan nii, et palju energiat nõudv töö langeks sinu aktiivsuse tipule, mil sul on energiat palju ja oled võimalikult produktiivne. Reeglina algab aktiivsuse tippaeg hommikul, sest peale und on jõudu palju ja pea värske, kuid juhtub, et aktiivsuse tipp võib tekkida ka päeval ja isegi õhtul.

Kõige energiakulukamad tegevused on asjad, mille jaoks annet pole. Tavaliselt on need asju, mida sa kõige rohkem teha ei taha. Neid ajaplaneerimise ülesandeid nimetatakse konnadeks, sest neid ülesandeid on ebameeldiv alustada. Ajaplaneerimises kehtib reegel – alusta päeva konnaga, st ebameeldivast afäärist. See reegel võimaldab teil töötada tõhusamalt, sest tavaliselt on hommikul kõige rohkem jõudu ja need jõud on kõige ebameeldivama töö tegemiseks äärmiselt olulised.

Toon näite elust, mul on tehniline mõtteviis, seega täppisteadused nagu: Füüsika ja matemaatika on minu jaoks lihtsad, aga humanitaarainetega on raskem, nii et koolis olles valmistusin sageli inglise keele tunniks. test hommikul. Tõusin 1-2 tundi enne kooli üles ja õppisin inglise keelt. Hommikul oli mul kõige rohkem energiat, nii et sel ajal oli mul lihtsam teha rasket ülesannet, mille jaoks mul oli kõige vähem annet. Ettevalmistuse tulemused ületasid kõik mu ootused, sain suurepärase või hea aines, mis mulle ei meeldinud.

Planeeri kõige ebameeldivamad ülesanded aktiivsuse kõrgpunktiks, näiteks hommikuks, ja näed, kuidas jõuad rohkem tehtud ning sinu isiklik efektiivsus tõuseb.

P.S. Kui teil on raskusi või küsimusi loetava artikli või teemade kohta: Psühholoogia (halvad harjumused, kogemused jne), müük, äri, ajaplaneerimine jne, küsige minult, ma püüan aidata. Võimalik on ka Skype konsultatsioon.

P.P.S. Samuti saab läbida veebikoolituse "Kuidas saada 1 tund lisaaega". Kirjutage kommentaare, oma täiendusi ;)

Telli meili teel Lisage ennast

SISSEJUHATUS

Enamiku kaasaegsete juhtide tööaeg on viimseni täis, tööpäev ei ole normeeritud ja ometi ei suudeta sageli kõiki planeeritud ülesandeid ettenähtud tähtajaks täita. Samal ajal kasvab abitustunne probleemide laviini ees, mis nõuavad kiiret sekkumist, ja tunne, et ajapuudus, nagu ka õhupuudus, viib selleni, et probleemid lihtsalt muserdavad inimese. Kõik see toob kaasa stressiseisundi, mis olukorda veelgi süvendab.

Selline olukord sisse kaasaegne ühiskond on laialt levinud ja mitte ainult juhtide seas. Kindlasti mäletab iga inimene palju juhtumeid, kui ta pidi ühe päeva jooksul lahendama palju probleeme, külastama paljusid kohti, samas kui ta ei suutnud otsustada, millises järjekorras oleks kõige parem seda kõike teha, ja arusaam, et seda pole võimalik kohe teha. ja kiiresti lahendada ajajaotuse probleem, et selle tõttu ei saa aega või jääb millestki olulisest ilma, see on väga masendav, ajab närvi, rikub tuju, mis lõppkokkuvõttes mõjutab negatiivselt su enesetunnet, sooritust ja vähendab tõenäosust et kõik selleks päevaks planeeritud saab teoks .

Sellises olukorras ainus lahendus saab olla ainult spetsiaalsete tehnikate ja meetodite kasutamine, millel on ajaplaneerimise üldnimetus. Sõna "ajajuhtimine" on tõlgitud inglise keelest kui "ajajuhtimine", kuid tuleb märkida, et aega ei saa juhtida. Tõepoolest, igal inimesel on rangelt määratletud aeg ja kõigi inimeste jaoks on see sama. Selle kogust või voolukiirust on võimatu kuidagi mõjutada. "Ajajuhtimine" on lihtsalt kõlav nimetus sellele, mis sisuliselt on enda, organisatsiooni, inimeste juhtimine, et kiirendada probleemide lahendamist, sündmuste elluviimist, tööde sooritamist, tegusid. See on kõige ratsionaalsema ajakasutuse juhtimine.

TÖÖAEG JA SELLE PLANEERIMINE

Juhataja töö bioloogiline rütm

Inimese päevane töövõime muutub tavaliselt füsioloogiliselt määratud M-kujulise kõvera järgi, millel on kaks selgelt piiritletud aktiivsuse tippu. Need piigid vastavad tipptulemusele ajavahemikus 10.00–12.00 ja 16.00–18.00. Minimaalne jõudlus langeb reeglina 14 tunnile ja 18 tunni pärast toimub äritegevuse langus.

Kuid need on üldised tendentsid, mida täheldatakse enamuses, kuid iga inimene on individuaalne ja tal on oma M-kõver.

Lisaks on ammu teada, et peaaegu kõiki inimesi võib liigitada kas "lõokesteks" või "öökullideks". "Lõokesed" ärkavad hommikul vara, päeva esimesel poolel tunnevad nad end rõõmsameelse ja energilisena. Nende efektiivsus sellel ajaintervallil on kõrge, kuid õhtul see langeb, siis tekib unisus ja nad lähevad varakult magama. "Hommik on õhtust targem" on nende peamine moto.

"Öökullid" jäävad magama reeglina üsna hilja ja ärkavad muidugi hilja. Tõusevad vaevaliselt üles, sest hommikul tuleb sügav uni. "Öökullide" efektiivsus suureneb järk-järgult lõunast õhtuni.

Teadlased eristavad ka kolmandat tüüpi inimesi - need on arütmikud, kelle jõudlus on kogu päeva jooksul peaaegu sama. Sellesse tüüpi kuuluvad peamiselt füüsilise tööga tegelevad inimesed.

Individuaalne rütm võib oluliselt erineda tööpäeva algusest ja lõpust, kehtestatud lõunapausist tööl või ettevõttes. Seetõttu on vaja välja töötada personaalsete biorütmide uurimise programm, mis võimaldab teada saada, kuidas muutuvad töövõime, produktiivsus, tähelepanu päeva jooksul, nädalapäevade ja kuude lõikes. Lihtsaim viis on lisada need mõõtmised oma igapäevasesse ajakavasse. Kuidas ajastust läbi viia, kaalume hiljem. Pärast iganädalaste mõõtmiste tegemist koostage oma kõver M. Võrrelge individuaalseid tulemusi sõltuvusega, mida täheldatakse enamikul inimestel.

Saadud tulemused on väga olulised, kuna nüüd on võimalik kohaneda tootmise või ettevõtte töörežiimiga. Mõned juhid on kohandanud või kohandamas alluvate tööd oma bioloogilise rütmiga.

Laadimise ühtsus tundide kaupa. Teades üldiseid looduses liikumise seaduspärasusi, sh planeeritud ülesannete elluviimist, on soovitav töötada ühtlaselt. Siinkohal on paslik tuua analoogia auto liikumisega. Loomingulised või füüsilised jõupingutused on kõige tõhusamad, kui töötate päeval ilma "kiirenduse" ja "pidurdamiseta". Seetõttu on praktiline soovitus laadida tunnid võimalikult ühtlaselt.

Ajakava "konsolideerimine". Kui tööplaan on sõnastatud, siis võib-olla, aga suure tõenäosusega kindlasti, jääb osa juhtumeid, mis ajakavasse ei lähe. Nendel juhtudel on soovitatav ajakava "tihendada".

Soovitatav on kaaluda kahe või enama juhtumi kombineerimise võimalusi. Näiteks koristades, korda seades jne kuulake kursust võõrkeel. Kui aga teha iga päeva jooksul mitut asja korraga, siis varem või hiljem tuleb psühholoogiline väsimus peale. Seetõttu ei ole soovitatav seda tehnikat kuritarvitada.

Järgmise päeva ajakava koostamisel on soovitatav arvestada paljude ärimeeste, juhtide ja keskastmejuhtide kogunenud kogemustega. Näiteks ei saa te ajastada rohkem kui 3-4 koosolekut, maksimaalselt 10-15 telefonivestlust või 1-2 koosolekut või vestlusi mitte rohkem kui nelja alluvaga (iga vestluse jaoks 10-45 minutit).

Aja planeerimine

Ajajuhtimine kui ajajuhtimissüsteem sisaldab mitmeid elemente, mis kooskasutades võimaldavad oluliselt vähendada erinevate tootmisprotsesside läbiviimiseks kuluvat aega. Nendeks elementideks on tööaja kasutamise analüüs, eesmärkide seadmine, mida juht ajaplaneerimise käigus saavutada soovib, tööaja planeerimine, erinevate meetodite väljatöötamine ajaressursside ebaratsionaalse kasutamise põhjuste vastu võitlemiseks. Siiski, vaatamata sellele pigem harmooniline süsteem aja juhtimist ei tohiks võtta kui aksioomi, sest iga inimene on ainus, kes suudab tema jaoks aja ratsionaalse kasutamise probleemi lahendada. parim viis ja seetõttu on kõige tõhusam isiklik ajaplaneerimine, mis on igal juhul individuaalne. Siiski sisse üldine juhtum Saate rakendada ülaltoodud ajajuhtimise elemente.

Analüüs on protsess, mis võimaldab tuvastada ebaratsionaalset tööaja kasutamist, selle põhjuseid ning ka isoleerida kõigist peamistest põhjustest, mis ajakasutust kõige negatiivsemalt mõjutavad.

Eesmärkide seadmine on ajajuhtimise vajalik etapp, mille käigus tuleb vastata küsimusele, miks ajajuhtimist konkreetse inimese või konkreetse ettevõtte jaoks üldse vaja on. Eesmärkide seadmine aitab teil paremini navigeerida, milliseid ajahaldusmeetodeid tuleks kasutada ja milliseid mitte.

Planeerimine on protsess, mille käigus koostatakse teatud aja jooksul täitmist vajavate ülesannete nimekiri. Tööaja planeerimisel on teatud eripärad.

Ajakaotuse põhjuste käsitlemise meetodite väljatöötamine eeldab, et eelanalüüsi käigus tehti need põhjused kindlaks ja need on vaja kõrvaldada. Tüüpiliste põhjuste korral on nendega toimetulemiseks erinevaid tüüpilisi viise, kuid tuleb meeles pidada, et iga konkreetne juhtum on individuaalne ja vajalik individuaalsed lähenemised igal põhjusel ja igal juhul.

Ajajuhtimine on terviklik struktuur ja seda tuleks rakendada ilma ühtki selle elementi välistamata. Ajajuhtimise kasutamine eeldab, et inimene on selle kasutamisel loov.

Ajapuuduse põhjused

On palju erinevaid tegureid, mis võivad aja raiskamist põhjustada. Mõned neist teguritest tulenevad juhi kirjaoskamatust tegevusest, mõned ilmnevad temast sõltumatult ja mõned on otseselt seotud juhi isiksusega, kuid juhil on võime enamikku neist mõjutada või vähemalt vähendada ajakaotust, mis on tingitud juhi kirjaoskamatust. nende tegurite mõju. Vaatleme neid tegurite rühmi.

1. Põhjused, mis on juhi kirjaoskamatu tegevuse tagajärg. Need sisaldavad:

1) Plaaniväline töö. See on mitte ainult juhi enda, vaid ka organisatsiooni üldise elustiili tulemus. Plaaniväline töö toob kaasa pidevaid katkestusi erinevate osakondade, osakondade ja üksikute töötajate edasiseks tööks vajalike erinevate "selgituste", selgituste tegemiseks. Samas ei haju mitte ainult need, kes infot taotlevad, vaid ka need, kelle poole info saamiseks pöördutakse.

2) Organisatsioonis halvasti korraldatud infovahetus. Teavet edastades on iga inimene alati kindel, et selle saaja on täielikult teadlik ja mõistab selle tähendust, kuid see ei ole alati nii. Igaühel on oma tajupiirid, mis võivad saadavat infot moonutada. Mitte kõik kaasaegsed juhid pole seda probleemi enda ja oma töötajate jaoks lahendanud ning võtnud kasutusele ühtse teabe vastuvõtmise ja edastamise süsteemi oma ettevõtetes. Paljudes organisatsioonides toimub osakondadevaheline teabevahetus telefoni katki, sageli mitteametliku suhtluse käigus. Teine näide infoedastusstandardite puudumisest on ühtse standardi puudumine kliendile telefoni teel organisatsiooni asukoha selgitamiseks – "igaüks selgitab, kuidas oskab".

3) tööde selge jaotuse puudumine nende tähtsuse järgi. See viib sageli selleni, et juht teeb esmalt asju, millel pole tegelikult suurt tähtsust. Samal ajal kulutavad nad palju aega, mis on vajalik tõeliselt oluliste probleemide lahendamiseks.

4) ülesannete täitmine, mida alluvad saaksid hästi täita. Kõige sagedamini täidab juht selliseid ülesandeid, kui ta ei usalda oma alluvaid, uskudes, et nad saavad selle ülesandega sama hästi hakkama kui tema ise, see tähendab me räägime usalduse puudumisest organisatsiooni töötajate nõuetekohase kvalifikatsiooni suhtes. Näitena võib tuua klientide vastuvõtmise juhi poolt, mitte ühelegi töötajale volituste andmine klientidega töötamiseks, posti isiklik analüüs, mitte aga sekretäri ülesanne sissetuleva kirjavahetuse sorteerimiseks.

5) Nõrk töömotivatsioon. Nõrk töömotivatsioon toob kaasa madala tööviljakuse, suuremal määral ei puuduta see organisatsiooni juhti, vaid tema alluvaid, kuid see probleem võib ettevõttes tekkida ja madal tööviljakus toob kaasa ajapuuduse.

2. Põhjused, mis ei sõltu juhist. Võtke arvesse järgmisi tegureid:

1) Töö kirjavahetusega. Uuringud näitavad, et juht kulutab 20-30% oma ajast kirjavahetuse sõelumisele, vaadates läbi kuni 100 dokumenti päevas, millest vaid 30 on reaalselt vaja. Hinnanguliselt ulatub ärikirjavahetuses mittevajaliku teabe hulk 15-20% ja kõigi kanalite kaudu sisemistest teabeallikatest 30% ja välistest allikatest 40%.

2) Suur hulk rutiinseid, sageli kiireloomulisi juhtumeid, mille kallal töötamine võtab palju aega. Näideteks on sellised juhtumid nagu ruumide projekteerimine, kus tehakse remonti, mööbli valik, vajadus isiklikult kontrollida organisatsiooni tegevuse erinevaid parameetreid, sageli on selle põhjuseks alluvate ebakompetentsus või soovimatus võtta vastutust. nad ise pöörduvad juhi poole "abipalvetega".

3) "Ajavargad". "Ajavargad" on ettenägematud juhtumid, millest enamik nõuab kiiret lahendust ja mida ei saa alluvatele delegeerida. Kõik see võtab palju aega ja tõmbab tähelepanu tõeliselt olulistelt asjadelt kõrvale. Seal on palju mitmesugused"ajavargad":

a) telefonikõned

b) meid külastavad inimesed;

c) probleemid arvutiseadmetega;

d) kolleegide poolt pealesunnitud töökorralduse muutmine;

e) organisatsioonilise planeerimise puudumine;

e) võimetus kuulata teisi inimesi;

g) ebarahuldav organisatsiooniline struktuur;

h) vigade parandamine, mida oleks saanud vältida;

i) otsustusvõimetus äriküsimustes;

j) halvasti organiseeritud ja koordineeritud koosolekud;

k) segavad tegurid töökohal;

l) liigne kontoribürokraatia;

m) asjatud arutelud enda ja teiste töö üle;

3. Otseselt juhi isiksusega seotud põhjused. Võtke arvesse järgmisi tegureid:

1) Pidev kiirustamine. Pideva kiirustamise seisundis ei ole juhil aega keskenduda ülesandele, mida ta parasjagu täidab. Ta järgib seda teed, mis esmalt pähe tuli, selle asemel, et mõelda muudele, võib-olla ratsionaalsematele viisidele selle probleemi lahendamiseks.

2) Pidevad täiustused kodus. Pidev kodu täiustamine tekitab nõiaringi, kui inimesel pole selleks aega tööaeg teha oma äri ja lahendada kõik probleemid, mille tulemusena on ta sunnitud neid lahendama kodus oma vaba aja, puhkuse ja isikliku elu arvelt. Inimesel puudub võimalus täielikult elada, lõõgastuda ja selle tulemusena väheneb tema töövõime, mis toob kaasa vigu ja taas vajaduse kodus viimistleda. See nõiaring on ebaõigesti korraldatud tööaja tagajärg ja sellest võib olla väga raske lahti saada.

3) Rahulikkus. Rahulikkus on tööpäeva halva korralduse tagajärg, see sõltub ka inimese impulsiivsusest ja omadustest. Kiusaval inimesel on raske valida, kumba ette võtta, ta “tormab” sageli kahe võrdselt kiireloomulise ja sama kaua otsustava juhtumi vahel, ta ei saa valida, kumba ette võtta, ja seetõttu on aeg. raisatud.

Aja planeerimine

Peamine meetod, mis aitab tööaega efektiivselt kasutada, on aja planeerimine. Planeerimine on aja struktureerimine selle kõige säästlikumaks kasutamiseks juhi või organisatsiooni ees seisvate eesmärkide ja eesmärkide saavutamiseks. Planeerimine võib olla pika-, keskmise- ja lühiajaline.

Peamine eelis, mis töö ajaplaneerimisega saavutatakse, on ajakasutamine. Kogemused näitavad, et planeerimisele kuluva aja suurendamine aitab lõpuks kokku hoida kogu aega.

Ilmselgelt ei saa planeerimisele kuluv aeg lõputult suureneda, on optimum, mille järel muutub planeerimisaja edasine suurendamine ebaefektiivseks. Planeerimisele ei tohiks kulutada rohkem kui 1% kogu planeerimisajast.

Planeerimine toimub alati eesmärkidest lähtuvalt. Iga planeerimise aluseks on pikaajaline eesmärk või pikaajalised eesmärgid. Pikaajalistest eesmärkidest lähtuvalt seatakse kesk- ja lühiajalised eesmärgid. See toimub järgmiselt: lähtuvalt elueesmärgist või organisatsiooni missioonist eristatakse mitmeid alaeesmärke, mille saavutamine peaks kaasa aitama elu põhieesmärgi saavutamisele. Need on pikaajalised eesmärgid. Igaüks neist eesmärkidest identifitseerib rea, eelistatavalt ajutisi alaeesmärke (mis tuleks ellu viia lähiaastatel), mille saavutamine peaks aitama kaasa pikaajaliste eesmärkide saavutamisele. Samamoodi jagatakse aasta eesmärkide põhjal kuu, kümnendi, päeva eesmärgid. Järgmisena analüüsitakse isiku või organisatsiooni tugevaid ja nõrku külgi, mis võivad olla eesmärkide saavutamisel olulised. Seda tehakse julgustamiseks tugevused ja töötage nõrkade kallal. See analüüs on keskmise ja lühiajalise planeerimise aluseks.

Planeerimisprotsess ise seisneb selles, et tulemused sõnastatakse ja nende saavutamiseks määratakse tähtajad. Tulemused peavad vastama eesmärkidele. Sel juhul on soovitav järgida mõningaid planeerimisreegleid.

1. Planeerimine tuleks teha kirjalikult. Selleks, et plaan ei oleks pelgalt päevaga täitmist vajavate ülesannete loetelu, tasub sellest teha ka motiveeriv tööriist – keskenduda tulemusele. See on üks tugevamaid motivaatoreid.

2. Arvesse tuleks võtta varasema tööaja kasutamise analüüsi tulemusi. Antud analüüsi käigus selguvad sellele juhile omased vead oma tööaja planeerimisel ja viisid nende vigade tagajärgede neutraliseerimiseks.

3. Sa ei peaks planeerima tervet oma tööpäeva. Arvatakse, et te ei tohiks planeerida rohkem kui 60% oma ajast ja jätta 40% planeerimata: 20% ettenägematust ajast ja 20% spontaansest ajast.

4. Juhtumite elluviimiseks ja probleemide lahendamiseks on vaja kehtestada selged tähtajad, mis ei võimaldaks pooleliolevat lõpetada ja pooleliolevat lahendada planeerimata ajal. Kui need juhtumid ja probleemid lahendataks ettenähtud ajal. Praktika näitab, et igale ettevõtmisele kulub täpselt nii palju aega, kui seda on, seetõttu tuleks paika panna selged ajaraamid, mis võimaldaksid vajaliku ära teha ja samas ei ületaks sooritamiseks kuluvat aega.

5. Juhtumite ümberjaotamise küsimuse lahendamiseks tuleks juhtumid jagada vastavalt nende kiireloomulisusele ja tähtsusele. Samal ajal peaks juht asuma kohe tegelema kõige pakilisemate ja olulisemate ülesannetega. Olulisi, kuid mitte kiireloomulisi asju saab edasi lükata, ülejäänud 2 juhtumikategooriat (mitte olulised, kuid kiireloomulised ja ebaolulised ja mittekiireloomulised) tuleks otsustamiseks üle anda alluvatele. Mittekiireloomulised ülesanded tuleks reastada nende jaoks kuluva aja järgi ja vaba aja ilmumisel võib hakata seda nimekirja lühendama – selleks on soovitatav see alati käepärast hoida.

6. Plaanid tuleks regulaarselt üle vaadata, sest pidevalt muutuvat keskkonda silmas pidades võib selguda, et mõned organisatsiooni juhtkonna ja juhi plaanid ei vasta enam organisatsiooni eesmärkidele ning vajavad vastavalt korrigeerimist.

7. Plaanid peavad olema realistlikud ja kooskõlastatud ning kooskõlastatud mitte ainult omavahel, vaid ka kolleegide, alluvate jm. kõrge tase juhendid.

KOKKUVÕTE

Käesolevas töös uuriti üht tänapäevaste juhtide aktuaalset probleemi: tööaja efektiivset planeerimist ja kasutamist.

Infoajastul on üha raskem kõigega kursis olla ja see on iga juhi jaoks väga oluline. Tänapäeval muutub aja hind rahast väärtuslikumaks. Organisatsiooni või väikest osakonda juhtida või lihtsalt tööd teha, juhiseid täites ja samal ajal täielikult perele ja puhkusele pühendada, on iga juhi ülesanne.

Nii et ma tahan teha kõike: teha tööd ja magada ning vestelda pere ja sõpradega. Kui meil on kiire, sebimine, siis aeg lendab märkamatult, mistõttu on vaja seda õigesti planeerida ja kasutada. Lõppude lõpuks on aeg meie elu pöördumatu ressurss. Kuid kahjuks ei taha paljud, saades aru, et aega pole piisavalt, midagi muuta.

Omal ajal ütles Nietzsche, et "inimest, kes ei saa isiklikult iseendale kulutada rohkem kui 16 tundi päevas, tuleks nimetada orjaks".

Aeg on konkreetne ressurss, mis on pöördumatu. See kaob, seega on selle tõhus kasutamine asjakohane, eriti tänapäeva elutempo juures.

Sellel probleemil on suur praktiline tähtsus nii juhtide kui ka iga inimese jaoks.

BIBLIOGRAAFIA

1. Arhangelsky G. Aja korraldus: isiklikust efektiivsusest ettevõtte arenguni. – M.: AiST-M, 2003. – 455 lk.

2. Vesnin V. R. Juhtimise alused. - M.: "Eliit-2000", 2001. - 472 lk.

3. Vikhansky O. S., Naumov A. I. Juhtimine. - M.: Gardariki, 2003. 528 lk.

4. Gamidullaev B.N. Aja säästmine ja selle hindamise näitajad ettevõtte juhtimise protsessides. - Penza, 2000. - 253 lk.

5. Gerchikova I. N. Juhtimine. - M .: UNITI, Pangad ja börsid, 1994. 480 s.

6. Zavelsky M.G. Majandusteadus ja töösotsioloogia. – M.: Logos, 2001. – 208 lk.

7. Richard L. Daft. Juhtimine. - Peterburi: Peeter, 2001. - 832 lk.

8. Travin V.V., Djatlov V.A. Ettevõtte personalijuhtimine: Õp.-praktika. toetust. - M.: Delo, 2002. - 272 lk.

Sellest artiklist saate teada:

• Mis on tööjõupuuduse põhjused?
• Milliseid reegleid tuleks järgida päevase tööaja planeerimisel
• Milliseid meetodeid kasutatakse tööaja planeerimisel
• Kuidas kontrollida töötajate ajaplaneerimise tõhusust

Tööaja planeerimine sisaldab tõhusat ajajuhtimist ja tehnoloogiat selle ratsionaalseks kasutamiseks, et saavutada organisatsiooni eesmärk ja suurendada tulemuslikkust. AT kaasaegne maailm nimetatakse ka ajajuhtimiseks. Aeg on kõige asendamatum ja väärtuslikum ressurss, mistõttu tuleb seda kasutada väga ratsionaalselt. Töötada tuleb ka oma tööaja planeerimise oskusega.

Miks on ajakava nii oluline

Väita, et aega saab kontrollida, pole päris õige. Aeg ei saa sõltuda ühestki protsessist, ei tähenda konstantset väärtust, ei saa kiirendada ega aeglustada.

Tööaja planeerimisel on oluline osata kasutada erinevaid vahendeid, olenemata ettevõtte töötaja ametikohast. Seda on oluline arvestada kõigil tasanditel – alates alluvatest kuni ülemusteni. Tõhus tööaja planeerimine mõjutab otseselt tööviljakust ja sellest tulenevalt ka ettevõtte kasumit.

Efektiivne tööaja planeerimine mõjutab iga töötaja puhul kõigi plaanitud ülesannete täitmist nõutud kuupäevaks.

Üks näitaja, millega organisatsioonis kindlasti arvestada tuleb, on tööajafond. See määrab ära kulutatud tööaja ressursid ja mõjutab töötajate arvu ning sellest tulenevalt ka organisatsiooni materiaalseid kulusid.

Millal on ajaplaneerimine vajalik?

Puudus tähendab millegi puudumist. Selle mõiste all mõeldakse tööaja planeerimisel tööaja puudumist konkreetse ülesande täitmiseks üksiku töötaja poolt või struktuuriüksus ja organisatsioon tervikuna.

Selle tulemusena võib see kaasa tuua tellimuse täitmise viivituse, mis võib kaasa tuua negatiivseid tagajärgi. Enamasti seostatakse oskamatut tööaja planeerimist organisatsiooni juhi kirjaoskamatusega.

Ajapuuduse põhjused jagunevad kolme rühma:

1. Juhi isikuomadused.
2. Juhi tegevused.
3. sõltumatutel põhjustel.

Juhi isikuomadused, mis toovad kaasa tööaja kaotuse ja on seotud selle ebaõige planeerimisega, väljendatakse järgmiselt:

1. Edevus, see tähendab tasakaalustamata ja närvilised tegevused, mille tõhusus on viidud nullini.
2. Süstemaatiline kiirustamine.
3. Vähene puhkus tööl viibimise või koduse kohandamise tõttu, mis on vajalik suure jõudluse taastamiseks.

Ülemuse kirjaoskamatu tegevusega ja ilma tööaega planeerimata ilmnevad järgmised organiseerimatuse tunnused:

1. Personali motivatsiooni puudumine.
2. Inimestevahelise suhtluse hävitamine organisatsioonis.
3. Suutmatus järjestada asju vastavalt nende tähtsuse tasemele.
4. Suutmatus osa volitustest alluvatele üle anda.

Põhjused, mis ei sõltu juhi tahtest ja toovad enda ja kõigi organisatsiooni töötajate tööaja planeerimise seisukohalt kaasa tööaja nappuse, on:

1. Pikk nimekiri ülesannetest, ülesannetest, juhtumitest.
2. planeerimata tegevused.

Enamikul juhtudel ei ilmne ülaltoodud põhjused eraldi. Tavaliselt järgneb üks teisest.

Lõppkokkuvõttes tekib ummik, mida saab parandada tõhus planeerimine tööaeg. Samuti on vaja kehtestada kontroll kavandatud tegevuste elluviimise üle ja kontrollida töötamise aega.

Päevase tööaja planeerimise põhireeglid

Reeglid tööaja planeerimiseks tööpäeva alguses

• Juba hommikust peale tuleb häälestuda positiivsele meeleolule. Proovige alustada iga päeva ainult positiivsete emotsioonidega, sest tulemuste saavutamiseks on oluline meeleolu, millega eelseisvaid ülesandeid lahendama hakkate.
• Hommikul on hädavajalik täiendada energiat ja "laadida end toitainetega", st süüa hommikusööki ja seejärel minna tööle.
• Parem on alustada tööd samal ajal. See süstemaatiline päevast päeva viib enesedistsipliinini ja aitab mobiliseerida jõude.
• Hommikul peaksite päevaplaani üle vaatama. Selleks saab kasutada ABC analüüsimeetodit või Eisenhoweri põhimõtet.
• Ülesannete, ülesannete ja juhtumite täitmiseks tuleks alustada viivitamatult.
• Kõigepealt peate lahendama kõige olulisemad ülesanded.
• Kui teil on abijuhi või sekretäri, peate nendega kooskõlastama kehtiva päevaplaani.

Tööaja planeerimise reeglid keset tööpäeva

• Sinu töökoht peab olema valmis tootlikuks tööks. Töölaualt tuleks eemaldada dokumendid ja paberid, mida pole veel oluliste ülesannete täitmiseks vaja.
• Iga päeva plaani punkti täitmiseks on vaja määrata konkreetne tähtaeg.
• Peaksite hoiduma tegevustest, mis võivad põhjustada vastureaktsiooni.
• Peate saama eemaldada täiendavaid kuvatavaid ülesandeid.
• Juht ei tohiks olla impulsiivne.
• Regulaarselt peate tegema lühikesi pause. Iga töö vajab pause. Nende regulaarsus ja kestus peaksid olema individuaalsed. Tööaja planeerimisel tuleks arvestada ka väikeste vaheaegadega.
• Väikesed, tähenduselt sarnased ülesanded on vaja koondada rühmadesse ja sooritada need järjestikku.
• Juhtub, et mõned töötajad ei vii üht asja lõpuni, võttes teise peale – esmalt tuleks alustatu lõpule viia. Korralik üleminek tööülesannetelt ülesandele ja mõnikord mitme ülesande korraga täitmine ei too positiivset tulemust.
• Tea, kuidas ajapilu kasutada.
• Päeva jooksul peab olema tund aega puhkust.
• On vaja kontrollida ülesannete täitmise tähtaegu ja jälgida koostatud tööplaani. Kui see muutub prioriteedid teha plaanis muudatusi.

Tööpäeva lõpus tööaja planeerimise reeglid

• Tööpäeva lõpuks tuleb täita kõik planeeritud ülesanded. Üksikute ülesannete täitmata jätmine põhjustab kogu plaani täitmata jätmise riski ja selle tulemusel juhtumite kuhjumise, mis nõuavad lisatööaega.
• Peate jälgima plaani täitmist, kontrollima ennast Võrrelge kavandatu nimekirja lõpetatuga. Saage aru, miks te "kursusest" kõrvale kaldusite. seda nõutav tingimus produktiivne tegevus.
• Pärast analüüsi on vaja õhtul teha plaan uueks päevaks, hommikul üle vaadata.

Isiklike tegurite mõju tööaja planeerimisele

See, kuidas te end häälestate, mõjutab oluliselt ka seda, kuidas te oma tööaega planeerite. Sina ise võid alateadlikult segada tõhusat tööaja planeerimist. Mis teid täpselt häirida võib:

1. Teie ebakindlus elu eesmärk. Ilma millegi poole püüdlemata on raske otsustada, kuidas ja millega oma elu täita.
2. Sulle meeldib pideva sõidu tunne. Planeerige huvitavaid asju töövälisel ajal, et teil tekiks soov tööpäev õigeks ajaks lõpetada.
3. Teid hirmutab igasuguse tegevuse puudumine. Kas proovite hõivata iga minuti oma tööajast, et mitte jääda oma mõtetega üksi? Parem, lahendage oma probleemid lõplikult.
4. Te ei tea, kuidas keelduda ja olete valmis võtma lahenduse mis tahes probleemile. See toob kaasa asjaolu, et unustate oma isikliku elu.
5. Sa kardad ebaõnnestuda. Küsige endalt: "Mis on nii halba, mis võib juhtuda, kui ma ebaõnnestun?". Pidage meeles, et ebaõnnestumine aitab meil edasi liikuda.
6. Kardate, et saavutate edu, milleks te pole veel valmis. Kas arvate, et teie puhul karjääri areng Sa ei saa enam nii tihti oma pere ja sõpradega koos olla. Suhtle rohkem end juba teostanud inimestega, harju edutundega.
7. Sa ei ole muutusteks valmis. Hirm muutuste ees elus tuleneb hirmust ebaõnnestumise ees. Sellest saab üle järk-järgult planeeritud liikumisega oma eesmärgi poole.
8. Sa kardad finaali – üksikisikute jaoks on tegevus ise olulisem kui selle tulemus.

Tuleb meeles pidada, et pärast ühe probleemi lahendamist on teil võimalus võtta ette huvitavam.

Levinumad tööaja planeerimise meetodid

Pareto põhimõte (suhe 80:20)

Selle põhimõtte kohaselt viib 20% rakendatud pingutustest 80% tulemuseni ja ülejäänud 80% raskest tööst annab vaid 20% tulemusest. Näiteks:

Pareto põhimõte kehtib ka juhi töös: töötaja kulutab 20% tööajast, et saada 80% tulemusest, ülejäänud 80% tööajast annab vaid 20% kogutulemusest. See tähendab, et tööaega planeerides tuleb meeles pidada, et tööpäeva on parem alustada kõige olulisemate ja keerulisemate ülesannete lahendamisega ning jätta “pisiasja” viimaseks.

Pareto printsiibi järjekindel rakendamine muutub reaalseks, kui analüüsida kõiki ülesandeid vastavalt nende panuse osakaalule lõpptulemus ja korraldada need ABC-kategooriate järgi.

Pareto printsiibi kasutamine muutub reaalselt võimalikuks, kui kõik ülesanded on süstematiseeritud vastavalt nende tähtsusele tulemuse saavutamisel ja järjestatud ABC kategooriate järgi.

ABC planeerimine

ABC ajaplaneerimise põhieesmärk on ülesannete järjekindel prioritiseerimine. ABC planeerimist saab läbi viia igas tegevusvaldkonnas. Kui analüüsitakse aastal protsentides tähtsamad ja vähem olulised asjad, siis näeme, et see suhe on ligikaudu sama. Alustame tööaja planeerimist, jagades kõik ülesanded nende tähtsuse järgi kolme kategooriasse. Selleks kasutatakse tähti A, B ja C. Selline tööaja planeerimise meetod on muutunud juhtide seas populaarseks tänu sellele, et annab käegakatsutavaid tulemusi.

ABC planeerimise metoodika põhineb järgmistel põhimõtetel:

• A-kategooriasse kuuluvad kõige olulisemad ülesanded, mis moodustavad 15% juhi ülesannete koguarvust. Kuid need on tõesti märkimisväärsed ülesanded, mis moodustavad 65% plaani elluviimise panusest.
• B-kategooriasse kuuluvad lihtsalt olulised ülesanded, need moodustavad keskmiselt 20% ülesannete koguarvust ja omavad 20% tähtsust juhi tegevuses.
• C-kategooria hõlmab kõige vähem olulisi ülesandeid, need moodustavad 65% ülesannete koguarvust ja vaid 15% kogu töötulemuse tähtsusest.

Selle tehnika järgi tuleb esmalt lahendada olulisemad ülesanded, seejärel liikuda edasi veidi vähemtähtsate juurde ja lõpuks jätta väiksemad ülesanded, mis töö tulemusi eriti ei mõjuta. Seda tuleb tööaja planeerimisel arvestada.

Eisenhoweri meetod

Tööaja planeerimise õigeks prioriseerimiseks võite kasutada Eisenhoweri meetodit.

Esitage endale küsimusi:

• Kas ma olen harjunud oma tööaega ära viskama, lahendama ühe kiireloomulise ülesande teise sama kiireloomulise ülesande asemel?
• Kas on võimalik, et paljud olulisemad ülesanded jäävad selle minu harjumuse tõttu üldiselt lahendamata?

Vastavalt Ameerika kindrali D. Eisenhoweri pakutud põhimõttele tuleks probleemide lahendamise eelist käsitleda nende olulisusest ja eraldatud ajast lähtuvalt.

Kõik asjad, mida tuleb teha, võib jagada nelja rühma:

1. Kõik kiireloomulised ja olulisemad ülesanded, mis tuleb esmajärjekorras ära teha.
2. Kiireloomuline, kuid mitte nii oluline. Asi on selles, et kuna need on kiireloomulised, tahame need kindlasti lahendada nii kiiresti, nagu oleksid need väga olulised, pannes oma energia maksimumi. Aga kui see pole nii oluline, siis on parem need edasi lükata või oma otsus teisele üle anda.
3. Mõttekas, aga mitte nii kiireloomuline. Kuna see juhtumite grupp ei ole kiireloomuline, lükatakse need hilisemaks. Kuid ühel hetkel muutuvad need ka väga oluliseks, kuid nende täitmiseks pole aega. On aeg need kellelegi teisele täpseks täitmiseks üle anda. Kui annad olulise ülesande, siis see motiveerib ja arendab personali.
4. Mitte-kiireloomulised ja ebaolulised ülesanded. Selle rühma ülesanded võtavad sageli töölaual palju ruumi. Paljud, kes ei mõista tööaja planeerimise olemust, täidavad neid ülesandeid, hoolimata asjaolust, et nad kulutavad neile palju aega. Kui need tuleb ära teha, proovige kulutada neile võimalikult vähe aega.

Tööle kulutatakse nii palju aega, kui vähegi on, või tehakse mis tahes tööd ettenähtud aja jooksul. Need tööpäeva planeerimise põhimõtted ja reeglid on psühholoogiliselt põhjendatud ja end erinevates elusituatsioonides tõestanud.

Juhid on teadlikud järgmisest mustrist: tööle kulutatakse nii palju aega, kui see on saadaval, st mis tahes tööd tehakse selleks ettenähtud aja jooksul.

Tööpäeva planeerimise põhimõtted ja reeglid, millele teie tähelepanu juhime, ei ole siduvad. Paljud neist võivad teile tunduda kergemeelsed. Need on aga psühholoogiliselt õigustatud ja end erinevates elusituatsioonides tõestanud. Kõiki põhimõtteid pole vaja kasutada. Proovige neid kõiki rakendada, leidke oma stiil – see on teie jaoks parim.

Seega peab tööaja korraldus vastama põhiprintsiibile: "Töö peab mulle alluma, mitte vastupidi." Tööpäeva planeerimise reeglid võib jagada kolme rühma:

• päeva alustamise reeglid;
• keskpäeva reeglid;
• päevalõpu reeglid.

Reeglid päeva alustamiseks

1. Alusta päeva positiivse suhtumisega. Püüdke leida igale päevale mõni positiivne algus, sest suhtumine, millega hakkate eelseisvaid ülesandeid lahendama, on omane tähtsust edu saavutamiseks. Küsi endalt igal hommikul kolm küsimust:

1. Kuidas saab see päev mind eesmärkide saavutamisele lähemale tuua?
2. Mida peaksin tegema, et sellest võimalikult palju rõõmu saada?
3. Mida saan täna oma elustiili säilitamiseks (tervise toetamiseks) teha?

Positiivse suhtumise loomine ei võta tavaliselt rohkem kui kaks minutit. Andke endale need kaks minutit enne "tavalise hommikurutiini" alustamist.

2. Sööge korralik hommikusöök ja kiirustamata – tööle. Ilma magamata, ilma hommikusöögita, võimalikult kiiresti tööle – selline algus võib päeva lihtsalt ära rikkuda! Ärge öelge, et teil pole aega rahulikuks hommikusöögiks, see on prioriteetide seadmise küsimus (peate lihtsalt varakult magama minema, et piisavalt magada ja süüa rikkalik hommikusöök).

3. Alusta tööd samal ajal. See on enesedistsipliini element, mis aitab kaasa jõudude mobiliseerimisele.

4. Vaata üle oma päevaplaanid. Kasutage ABC (ABC) analüüsimeetodit või Eisenhoweri põhimõtet. On kindlaks tehtud, et kümneminutiline ettevalmistus tööpäevaks säästab kuni kaks tundi tööaega. Nii et võida need kaks tundi! Lisaks arvesta tööpäeva planeerides järgmist reeglit: sa pead planeerima mitte rohkem kui 60% oma ajast ja 40% on reservfond ootamatute ja kiireloomuliste asjade jaoks.

5. Asuge äri juurde ilma kogunemiseta. Peaksite kategooriliselt keelduma sellisest "hommikust rituaalist" nagu korduvkasutatavad tervitused, pikad arutelud viimased uudised jne. Sotsiaalsed kontaktid on loomulikult vajalikud ja sa pole robot. Siiski saab need üle viia vähem stressirohketele aegadele, näiteks lõunale ja pärastlõunale.

6. Esiteks – võtmeülesanded. Tööpäeva tuleks alustada A-rühma ülesannetega, kõik muud asjad võivad oodata. Ärge vaadake enne kirjavahetust – sissetulevas ärikirjas käsitletakse harva juhtumeid, millel on kõrgeim prioriteet ja mis tuleb viivitamatult lõpetada.

7. Kooskõlastage päevaplaan sekretäriga. Sekretär, kui teil see on, on teie kõige olulisem partner tegevuseks optimaalsete tingimuste loomisel. Tööpäeva esimene aeg tuleks talle pühendada, isegi kui see on paar minutit. Sekretär peaks teie asjadega kursis olema. Kooskõlastage temaga kõik päeva kuupäevad, prioriteedid ja plaanid. Hea sekretär kahekordistab oma ülemuse efektiivsust ja halb sekretär vähendab seda poole võrra.

Keskpäeva sõiduplaani reeglid

1. Valmistage oma laud tööks ette. Eemaldage tabelist kõik A-rühma ülesannete lahendamiseks mittevajalikud paberid. Töölaual ei tohiks korraga olla rohkem kui kuus dokumenti. See on psühholoogiliselt põhjendatud: esiteks neelavad lisapaberid aega ja teiseks ergutab kord laual mõtetes korda.

2. Määra tähtajad. Vahel antakse sulle ülesandeid, sest oled ju ka kellegi alluv. Niisiis aktsepteeritakse probleemi lahendamiseks seatud tähtaegu väga sageli tingimusteta, isegi kui need teie plaanidesse hästi ei sobi. Ja me peame püüdma kohandada neid vastavalt oma huvidele ja "kokkulepete ajaga". Lühidalt, küsi kaks korda rohkem aega, kui kulub antud ülesande täitmiseks; see on sageli lihtsam kui arvate. Mis puudutab alluvatele ülesannete andmist, siis soovitan anda neile umbes kolmandiku võrra vähem aega, kui teie arvates probleemi lahendamiseks vaja on. Kui sellest piisab, säästad aega, kui mitte, siis ikkagi ei kaota.

3. Väldi tegevusi, mis põhjustavad vastureaktsiooni. Paljud juhid kipuvad tegelema üha uute juhtumite, probleemide ja ideedega ning tekitavad sellega oma tegevusele vastava reaktsiooni, mis võib mõjutada ajagraafikut. Näiteks väga sageli saab juht, olles ühe korra koosolekul osalenud (puhtalt huvist), lisaülesandeid, mida tema plaan ette ei näe. Talle võib midagi usaldada, töögruppi kaasata vms Seega kõik toimingud (kirjad, telefonivestlused, tähtaegade kokkulepe jne) tuleb uuesti kontrollida nende vajalikkuse ja reageerimise ohtlikkuse osas.

4. Lükake kõrvale täiendavad esilekerkivad probleemid. Igas ettevõttes, igas osakonnas tuleb ette mitmesuguseid kiireloomulisi asjaolusid või ettenägematuid olukordi. Tuleb meeles pidada, et tähelepanu hajutamine nn kiireloomulised asjaolud viib mõneks ajaks planeeritud oluliste asjade unustamiseni. Kas seda tasub teha – otsustage iga juhtumi puhul eraldi, olenevalt asjaoludest.

5. Väldi planeerimata impulsiivseid tegevusi. Reeglina vähendab impulsiivne kõrvalekalle koostatud plaanist tootlikkust. Seega, kui soovid töö ajal midagi ette võtta (näiteks helistada), siis mõtle, kas seda tasub teha.

6. Tehke õigel ajal pause. Lühikesed pausid töös on kindlasti vajalikud, nende sagedus ja kestus on individuaalsed. Peaasi on neid regulaarselt teha.

7. Rühmitage väikesed homogeensed ülesanded ja sooritage need järjestikku. Tegelege rutiinsete tööde ja pisiasjadega, kombineerides homogeenseid ülesandeid tööplokkideks. Kuus 10-minutilist plokki telefonikõnede jaoks, lühikesed koosolekud võtavad paradoksaalsel kombel rohkem aega kui üks 60-minutiline plokk. Miks? Sest sa teed homogeenseks tegevuseks sobiva ettevalmistuse kuus korda. Seega rühmitage sarnased ülesanded plokkideks, kuid ärge tehke neid liiga pikaks (30-60 minutit on parem).

8. Vii alustatu ratsionaalselt lõpule. Väldi hüppeid töös ja püüa alustatud töö alati lõpuni viia. Põhitöölt hajameelsus kulutab aega, sest selle juurde naastes tuleb uuesti korrata seda, mida oled korra juba teinud.

9. Kasutage ajapilu. Ärge jätke plaaniväliseid ajapilusid täitmata (nt ülemuse ooteruumis ootamine, kasutu koosolek, millel peate osalema). Kui nad seda teevad, küsige endalt: "Kuidas saan neid minuteid kõige paremini ära kasutada?"

10. Leidke vaikne tund (aega iseendale). Hästi on õnnestunud reserveerida iga päev üks vaikne või suletud tund, mille jooksul keegi ei saa teid häirida. See on häirimatu keskendumise aeg. Pange see plaani, see suurendab oluliselt teie tootlikkust. Lülitage end selleks korraks välja. välismaailm kas sekretäri abiga või lihtsalt sulge uks, olles eelnevalt hoiatanud, et sind pole. Kasutage suletud tundi oluliste, kuid mitte kiireloomuliste pikaajaliste ülesannete jaoks või nende ülesannete jaoks, mis päevakärasse eksivad.

11. Kontrolli tähtaegu ja plaane. Koosolekute ja muude tegevuste käigus tehakse Pareto põhimõttest lähtuvalt sageli 80% otsustest 20% ajast. Jälgige oma aega ja ärge säästke seda plaanide uuesti ülevaatamiseks prioriteetide muutmise osas.

Tööpäeva lõpu reeglid

1. Lõpetage tagasivõtmine. Kõik väikesed asjad, mida olete alustanud (kirjavahetuse vaatamine, kirjade ja märkmete dikteerimine) proovige ühe päeva jooksul lõpule viia. Nende rakendamisega viivitamine võib kaasa tuua täiendavaid tööjõukulusid, kui peate "ummistuse" kõrvaldama.

2. Tulemuste jälgimine ja enesekontroll. Ilma kontrolli ja enesekontrollita on töökorraldus mõeldamatu. Kontrollimisest räägime üksikasjalikumalt ühes järgmistest artiklitest. Seniks piirdun sellega, mida ütlen: kavandatu võrdlemine tehtuga ja plaanidest kõrvalekallete analüüsimine on normaalse töö vältimatu tingimus.

3. Planeeri järgmine päev. Järgmise päeva plaan on kõige parem teha eelmisel õhtul. On ütlematagi selge, et see ei tühista tema hommikust kohustuslikku korduskontrolli.

___________________________________________________________

Nende järgimine keerulised reeglid ajaplaneerimine võimaldab teil oma aega tõhusalt kasutada ja teil on seda endiselt laos. Noh, kui jätate oma aja tähelepanuta, ei aita isegi hea maagia teil kaotatut tagastada. Hinda aega!